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Como planejar um evento corporativo?
Como planejar um evento corporativo?
Saiba o que é importante para o seu evento ser um sucesso
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Como planejar um evento corporativo?

 

 

Um bom evento corporativo pode trazer excelentes resultados. Com ele, é possível cativar e fidelizar clientes, melhorar o relacionamento com fornecedores e parceiros e também integrar e motivar os colaboradores da sua empresa. Por isso, para que tudo saia como esperado, é preciso planejar cada detalhe.

 

Os eventos corporativos podem ocorrer em formatos distintos como palestras, workshops, seminários, congressos entre outros, então é preciso definir uma estratégia para alcançar o seu objetivo final. O primeiro passo a ser seguido é a pré-produção. Durante esta etapa, é necessário determinar qual o foco do evento, o público-alvo e, principalmente, o orçamento que se pretende investir.

 

Depois de ter todas essas informações no papel, é possível escolher a melhor data e o local. Para defini-los é preciso conhecer os participantes do evento. Por exemplo, para alguns setores da sua empresa, o final do mês pode ser um momento muito conturbado e é possível que muitos não compareçam. Para a escolha do local, a estrutura e fácil localização são essenciais. Além disso, a antecedência pode fazer toda a diferença. Deixar para organizar tudo de última hora é má ideia, pois você encontrará poucas opções de espaços disponíveis e pouco tempo para buscar as melhores negociações de orçamentos.

 

Se você vai fazer o evento em outra cidade, é importante pensar na hospedagem de seus convidados. Escolhendo um hotel que tenha uma estrutura completa e um centro de eventos bem equipado, você vai proporcionar uma experiência inesquecível a eles. Quando realizado em outra cidade, o evento aumenta a integração entre os participantes e estimula ainda mais a criatividade, pois é possível sair da rotina e do ambiente de trabalho para uma imersão no conteúdo do evento.

 

Agora é hora de planejar a alimentação que será servida para os convidados. Se o local já conta com o serviço de AeB não é preciso contratar um buffet terceirizado, o que facilita uma etapa do processo. Escolha qual o cardápio mais adequado de acordo com público e o horário. Caso o evento se estenda ou ocorra um pouco mais tarde é considerável oferecer um almoço ou coffee break. Para a noite, há a opção de servir um jantar ou produzir algo mais despojado como finger foods. Existem convidados com restrições alimentares? Informe-se com o fornecedor de AeB se existem opções para as restrições e prepare opções especiais para eles, pois isso mostra que você se importa com todos os participantes do seu evento.

 

Aqui vai uma dica valiosa: inove nas atrações! Um dos pontos mais importantes para um evento corporativo de sucesso é o conteúdo. Por isso, é preciso investir em atrações, palestrantes, músicos, entre outros que chamem a atenção para a participação e prendam o interesse dos convidados durante o evento. Procure o que o seu público quer conhecer melhor ou a melhor maneira de integrá-los. Em um evento para seus colaboradores, uma dinâmica em grupo ao ar livre pode melhorar a capacidade de convívio entre os colegas e estimular a criatividade e o raciocínio.

 

Com tudo isso planejado, agora é divulgar! Envie os convites e divulgue o seu evento em redes sociais, newsletter, mural da empresa. Claro, sempre pensando no perfil do seu público. A antecedência também vale para esse tópico. É fundamental que a divulgação seja feita com tempo para que os participantes tenham tempo de se organizar.

 

Todo esse trabalho anterior de planejamento facilitará muito a sua vida no dia do evento. Pois, como tudo estará organizado, não há com o que se preocupar. Basta alinhar os detalhes com a equipe e supervisionar, assim maiores as chances de tudo sair como o esperando.

 

Por fim, escute o que os participantes e colaboradores do evento tem a dizer. É importante ter os feedbacks para um balanço completo do evento. Em um e-mail é possível agradecer a presença de todos e abrir espaço para sugestões e críticas. E é importante estar sempre aberto a ouvir e aprender.

 

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